KAYITLI ELEKTRONİK POSTA HESABI

Günümüzde özellikle internetin yaygınlaşması ile birlikte her türlü verinin kolaylıkla iletilebilmesi ve düşük maliyetli olması nedeniyle elektronik posta (e-posta) ülkemizde ve tüm dünyada en fazla kullanılan iletişim araçlarından biri haline gelmiştir. Halen kullanılan standart elektronik posta (SEP) yolu ile iletişim, hukuken kabul edilmeyen ve teknik olarak fazla güvenli kabul edilmeyen, gönderici ve alıcı kimliklerinin ve zamanının sağlıklı olarak tespit edilemediği bir iletişim şeklidir. Kayıtlı elektronik posta (KEP) (Registered E-Mail: REM, Certified E-Mail: CEM), kısaca yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik posta olarak tanımlanmaktadır.  KEP sistemi, yasal geçerli güvenli elektronik imza ve zaman damgası kullanılarak, “kayıtlı e-posta hizmet sağlayıcı (KEPHS)” sayesinde, bir elektronik postanın iletildiğini garanti altına almakta, gönderen ve alan tarafların kimliklerini, gönderilen iletinin ve eklerinin başkalarınca değiştirilmediğini, gönderim zamanını tespit edebilmeyi ve bunlarla ilgili yasal geçerli kesin delil üretebilmeyi sağlamaktadır. Bu sistem sayesinde resmi, özel ve ticari tüm uygulamalarda şirketler ile gerçek kişiler arasında ve kurum içi her türlü yazışma, belge paylaşımı, sözleşme, tebligat, ihtar/ihbar, e-fatura, telefon görüşme dökümleri, banka talimatları, hesap ekstreleri, kredi kartı ekstre gönderimleri, siparişler, ihale teklifleri, e-ticaret işlemleri gibi beyanname, bildirge, başvuru, ihtar, ihbar, bildirim vb. her türlü belge veya yazı kurum, kuruluş ve şahıslar arasında elektronik olarak gönderilip alınabilmektedir.

2000’li yılların başından itibaren KEP sistemi AB ülkeleri İtalya, Fransa, Almanya, Belçika, İspanya, İsveç ve ABD gibi ülkeler tarafından gerekli yasal düzenlemeler yapılarak bu hususta uygulamaya geçilmiştir. KEP sisteminin, ülkemizde e-ticaret ve e-devlet uygulamalarının yaygınlaşmasını önemli oranda hızlandırarak önemli ölçüde tasarruf sağlayacağı ve e-dönüşümden beklenen faydaları elde etmede önemli bir araç olacağı tahmin edilmektedir. Anılan sistem sayesinde özellikle kağıt, arşiv, postalama ve işlem maliyetlerinin düşürülmesi ve zaman kayıplarının azaltılmasıyla bürokrasinin daha etkin işlemesine, resmi ve ticari işlemlerin hızlı yapılmasına, ticari faaliyetlerin verimli yürütülmesine ve çevrenin korunmasına yüksek oranda katkı sağlanması beklenmektedir.

Bu konuda ülkemizde de gerekli mevzuat düzenlemelerine gidilmiş ve 09 Ocak 2011 tarih ve 27820 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Tebligat Kanunu ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun” ile, Tebligat Kanunu’na eklenen “Elektronik Tebligat” başlıklı 7/a maddesine göre, Tebligata elverişli bir elektronik adres vererek bu adrese tebligat yapılmasını isteyen kişiye, elektronik yolla tebligat yapılabileceği gibi, anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere de elektronik yolla tebligat yapılabilme imkanı getirilmiştir. Keza 01.07.2012 tarihinde yürürlüğe giren Yeni Türk Ticaret Kanunu’na göre 19 Ocak 2013 tarihinden itibaren Anonim, Limited ve Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirketlere elektronik yolla tebligat yapılması zorunlu hale getirilmiştir. Gerçek kişiler ve diğer tüzel kişiler ise elektronik tebligattan isteğe bağlı olarak yararlanabileceklerdir. Ayrıca “kendilerine zorunlu olarak elektronik yolla tebligat yapılması gereken muhataplara, elektronik tebligatın zorunlu bir sebeple yapılmaması halinde, kanunda belirtilen diğer usullerle tebligat yapılır. Bu tebligatta ayrıca, müteakip tebligatların elektronik ortamda yapılacağı” ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi;

1. a) Bir e-postanın elektronik imza ve zaman damgası kullanılarak, ekleriyle birlikte gönderildiğini ve içeriğinin değişmediğini ispat etmektedir.
2. b) Resmi yazışmalar elektronik ortama taşınmaktadır.
3. c) Gönderim/alım zamanı inkar edilememektedir.
4. d) Elektronik belgeler güvenli bir ortamda iletilir ve saklanmaktadır.
5. e) E-tebligat, e-fatura, e-bildirge, e-sözleşme gibi uygulamalarda kullanılmaktadır.